Accesso agli atti dei Servizi Demografici

Le tipologie di accesso ad atti e documenti

L’accesso “generalizzato”

Il rinnovato art. 5, c. 2, D.Lgs. n. 33/2013, regola la nuova forma di accesso civico cd. “generalizzato”, caratterizzato dallo “scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico”.

A tali fini è quindi disposto che “chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione”.

L’accesso generalizzato è dunque autonomo ed indipendente da presupposti obblighi di pubblicazione (al quale è funzionalmente riconducibile l’accesso civico “semplice”) incontrando, quali unici limiti, da una parte il rispetto della tutela degli interessi pubblici e/o privati indicati all’art. 5-bis, commi 1 e 2, e, dall’altra il rispetto delle norme che prevedono specifiche esclusioni come previsto dall’art. 5-bis, c. 3.

Con il nuovo decreto viene così introdotto nel nostro ordinamento un meccanismo che consente ai cittadini di richiedere anche dati e documenti che le pubbliche amministrazioni non hanno l’obbligo di pubblicare.

Si sottolinea come l’esercizio del diritto non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente.

L’accesso civico “semplice”

Regolato dal primo comma dell’art. 5 del decreto trasparenza (cd. “semplice”), è correlato ai soli atti ed informazioni oggetto di obblighi di pubblicazione, comportando il diritto di chiunque di richiedere i medesimi nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione.

Costituisce, in buona sostanza, un rimedio alla mancata osservanza degli obblighi di pubblicazione imposti dalla legge alla PA interessata, esperibile da chiunque (l’istante non deve dimostrare di essere titolare di un interesse diretto, concreto e attuale collegato alla tutela di una situazione giuridica qualificata).

L’accesso “documentale”

Le due forme di accesso civico regolate dal decreto trasparenza hanno natura, presupposti ed oggetto differenti dal diritto di accesso di cui agli artt. 22 e seguenti, legge n. 241/1990 (cd. “accesso documentale”).

La finalità dell’accesso documentale è quella di porre i soggetti interessati in grado di esercitare al meglio le facoltà che l’ordinamento attribuisce loro, a tutela delle posizioni giuridiche qualificate di cui sono titolari. Il richiedente deve infatti dimostrare di essere titolare di un “interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso”; in funzione di tale interesse la domanda di accesso deve essere opportunamente motivata. La legittimazione all’accesso ai documenti amministrativi va così riconosciuta a chiunque può dimostrare che gli atti oggetto della domanda di ostensione hanno spiegato o sono idonei a spiegare effetti diretti o indiretti nei propri confronti, indipendentemente dalla lesione di una posizione giuridica.

Esclusioni dall’accesso generalizzato: i servizi demografici

Il d.Lgs.33/2013, all’art.5-bis, prevede l’esclusione dall’accesso generalizzato i dati e documenti il cui accesso è subordinato dalla “disciplina vigente al rispetto di specifiche condizioni, modalità o limiti”, come nel caso della disciplina sugli atti di stato civile e quella sulle informazioni contenute nell’anagrafe della popolazione. Inoltre, sempre lo stesso articolo, prevede che l’accesso generalizzato debba essere rifiutato laddove possa recare un pregiudizio concreto alla “protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia”.

Pertanto richieste di accesso generalizzato ai dati gestiti e trattati da questo Servizio, essendo per la maggior parte relativi a dati personali, saranno oggetto di attenta analisi, al fine della valutazione se la conoscenza da parte di chiunque del dato personale richiesto, possa arrecare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali.

I dati relativi alla salute e all’appartenenza razziale o religiosa (contenuti in atti anagrafici non più correnti ma che hanno un valore storico), sono esclusi da ogni tipo di certificazione o consultazione, ad eccezione di richiesta da parte dell’autorità giudiziaria.

La modalità ordinaria di accesso a dati a documenti dei Servizi Demografici, è da ritenersi quella “documentale”, per i quali: “in caso di domanda di accesso ai documenti amministrativi il soggetto richiedente deve specificare il nesso che lega il documento richiesto alla propria posizione soggettiva, ritenuta meritevole di tutela; detta domanda deve, inoltre, indicare i presupposti di fatto idonei a rendere percettibile l’interesse specifico, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata.

Divieto di consultazione diretta dei registri di Stato Civile

Non è consentita la consultazione diretta dei registri da parte di soggetti diversi dall’ufficiale di stato civile (Sentenza del Consiglio di Stato n. 99 del 23/01/1998).

In nessun caso, mai, si può ammettere l’accesso diretto di chiunque (anche se personalmente interessato alla consultazione o interessato per ragioni di studio a ricerche storiche, statistiche, epidemiologiche) ai registri dello stato civile; l’art. 450 del codice civile, di carattere generale, è esplicito al riguardo e nessuna norma successiva, di carattere speciale, lo ha derogato. Altre ragioni, come è stato detto, si rinvengono nella necessità di evitare danni o indebite aggiunte o annotazioni su quei registri, di cui l’ufficiale di stato civile è il solo custode, e nella necessità di evitare che chi li consulti estenda illegittimamente la sua indagine ad atti rilegati nello stesso registro, relativi a persone diverse da quelle per le quali la richiesta di visura è stata fatta (Massimario ministeriale per l’Ufficiale di Stato civile – anno 2012).

Pubblicità degli archivi di stato civile

Art. 450 Codice Civile – Pubblicità dei registri dello stato civile “Gli ufficiali dello stato civile devono rilasciare gli estratti e i certificati che vengono loro domandati con le indicazioni dalla legge prescritte. Essi devono altresì compiere negli atti affidati alla loro custodia le indagini domandate dai privati.”

Il legislatore con questa disposizione ha inteso costituire un archivio particolare, affidato a tempo indeterminato alla custodia dell’Ufficio di Stato Civile, sottraendolo alla disciplina degli archivi storici e degli Archivi di Stato.

Il d.P.R. 1409/1963 (Legge archivistica) prevede un regime di consultabilità generale per i documenti anteriori all’ultimo settantennio.

La consultabilità degli atti di stato civile trova una specifica regolamentazione nell’ordinamento di stato civile. Ne consegue che tali atti sono soggetti ad una secretazione “perenne”.

L’art. 177, comma 3, del d.Lgs. 196/2003 che aveva introdotto la possibilità di rilasciare le copie integrali degli atti dello stato civile, decorsi settant’anni dalla loro formazione, è stato abrogato dall’ art. 27, comma 1, lett. c), n. 3), d.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101.

Il Ministero dell’Interno, con circolare n.66 del 5/05/2023, ha inoltre ribadito che l’impossibilità di consultare in modo diretto i registri di stato civile, compreso il rilascio di copia degli stessi, riguarda anche gli indici annuali e decennali dei registri.