A tutti coloro che devono far valere in Italia presso la Pubblica amministrazione, documenti in lingua straniera
Descrizione
La legalizzazione è un requisito essenziale perchè un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero .
L’istituto della legalizzazione di documenti ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente.
L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano, ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità.
La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:
la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto
l’autenticità della sua firma
Come fare
Quali sono le Autorità competenti alla legalizzazione degli atti ?
Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese
Se un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui ambito risiede.
Se l’atto è rilasciato dal Comune la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio.
Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa
Tutti i documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero
Esenzione dalla legalizzazione
L'obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali.
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. L'elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui.
Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione dell’ apostille. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla Convenzione, che va apposta sull’originale del certificato straniero da parte dell’Autorità estera indicata come competente dalla legge di ratifica della Convenzione.
Di conseguenza, se un cittadino straniero di un Paese che ha aderito alla Convenzione dell’Aja deve far valere in Italia un certificato (es. certificato di nascita), potrà recarsi presso l’Autorità competente nel proprio Stato, designata dall’atto di adesione alla Convenzione, per ottenere l’apostille. Il documento apostillato viene riconosciuto in Italia in quanto anche l’Italia ha ratificato la Convenzione dell’Aja e dunque, in base alla legge italiana, quel documento deve essere ritenuto valido.
L’apostille, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.
L’apostille permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all'estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall'Autorità consolare dei medesimi Paesi, sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente salvo esenzioni.
Paesi esenti da legalizzazione
Sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi che aderiscono allaConvenzione di Londra del 7 giugno 1968.
Dal 28 marzo 2003 sono esenti da legalizzazione anche gli atti rilasciati dalla Polonia, in particolare gli atti riguardanti lo stato civile, la capacità o la situazione familiare delle persone fisiche, la nazionalità, il domicilio o la residenza. (art.2 della Convenzione di Atene del 15 Settembre 1977).
Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, ratificata dall’Italia con legge 24 aprile 1990, n.106, è stata soppressa fra Belgio, Danimarca, Estonia, Francia, Irlanda, Italia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente, anche nel caso in cui gli atti debbano essere esibiti alle Rappresentanze consolari di Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda e Italia operanti sul territorio di uno Stato che ha ha ratificato la Convenzione.
Gli estratti di stato civile plurilingue
Ai sensi della Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia conlegge 21 dicembre 1978, n.870,è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti.
Cosa serve
Verificare se il proprio stato di appartenenza aderisce a convenzioni
Cosa si ottiene
Documento valido in Italia
Tempi e scadenze
Nessuna scadenza
Casi particolari
L'apostille elettronica sugli atti della Repubblica Argentina
Dal 15 aprile 2019 l'Argentina ha implementato il sistema di Gestione Documentale Elettronica quale unico mezzo per l'apposizione di apostille e delle legalizzazioni di validità internazionale, ed è stato creato un registro elettronico centralizzato di tutte le apostille e le legalizzazioni rilasciate dalle loro autorità, consultabile su un sito web governativo. Tale procedura è stata dichiara dall'Agid (Agenzia per l'Italia Digitale), coerente con le disposizioni vigenti in materia nel nostro ordinamento (circolare del Ministero dell’Interno n.77 del 7/07/2022).
Di conseguenza:
gli atti argentini redatti in formato pdf e sottoscritti con firma digitale costituiscono documento originale informatico;
l' apostille elettronica apposta al documento informatico conformemente alla convenzione dell' Aja del 1961 attesta l'autenticità della firma, il titolo secondo il quale il firmatario ha agito e l'identità del sigillo o del bollo di cui l'atto è rivestito, ma non certifica il contenuto dell'atto sul quale è presente;
la presenza della firma digitale sull' apostille che è apposta sull'atto pubblico al quale si riferisce attestandone l'autenticità della firma, nonché il titolo secondo il quale il firmatario ha agito, è garanza dell' immodificabilità e autenticità del documento informatico costituito da apostille e atto pubblico ad esso riferibile.
Ne consegue che l'apostille elettronica rilasciata dall'autorità argentina, una volta verificata, ne costituisce un'attestazione di conformità rilasciata dal pubblico ufficiale argentino a ciò autorizzato, e il documento prodotto dal cittadino argentino all'ufficiale di stato civile è copia cartacea di un documento informatico che contiene gli elementi tramite i quali è possibile verificare, esclusivamente per i documenti rilasciati a partire dal 15/04/2019, la corrispondenza allo stesso della copia analogica.
Per gli atti antecedenti al 15/04/2019, non essendo possibile effettuare per via telematica la verifica dell' apostille con le modalità prima elencate, i cittadini argentini dovranno richiedere alle competenti autorità consolari l'apposizione di una valida apostille, prima dell'esibizione del documento all'ufficiale di stato civile.
